1С в облаке против своей лицензии: расчёт на 20 рабочих мест

MAATRIX

Бухгалтерия просит посчитать, что выгоднее на горизонте в несколько лет: платить за 1С в облаке помесячно за каждое рабочее место или один раз купить лицензию и развернуть её на своём сервере. Интуитивно кажется, что аренда — это «переплата», а своя лицензия — «раз и навсегда». На практике всё зависит от срока использования, числа мест и того, сколько стоит час вашего или наёмного администратора. Разберём методику расчёта без выдуманных цифр — с переменными, которые вы подставите сами.

Два способа получить рабочий 1С

Первый вариант — аренда 1С в облаке по подписке. Вы платите за каждое рабочее место в месяц, провайдер держит сервер, лицензии 1С (обычно в рамках сервисной модели или через собственный пул лицензий провайдера), обновления платформы и конфигураций, бэкапы и доступность. Ваша задача — заводить и увольнять пользователей и следить за работой самой учётной системы, а не инфраструктуры под ней.

Второй вариант — покупка собственной лицензии 1С (клиентские лицензии на нужное число рабочих мест плюс, если нужно, серверная лицензия для варианта «клиент-сервер») и развёртывание на своём VPS или выделенном сервере. Здесь единовременный платёж за лицензии обычно кратно больше месячной аренды, зато дальше вы платите только за сервер — без растущей платы «за место» и без зависимости от тарифной политики облачного провайдера.

Важно не путать это со сравнением «терминальный сервер против SaaS 1С» — там речь о модели доступа. Здесь мы сравниваем именно модель владения лицензией: аренда права пользования vs собственность на лицензию. Если вам ближе первый ракурс, у нас есть отдельный разбор — 1С на терминальном сервере или в облаке для бухгалтерской фирмы.

Из чего складывается аренда 1С в облаке

Помесячная модель обычно строится так:

• Плата за рабочее место — фиксированная сумма в месяц за каждого одновременного или именованного пользователя. Растёт линейно с числом мест: добавили пятого бухгалтера — заплатили за пятое место.
• Плата за ресурсы сервера, если она не включена в тариф за место, — CPU, RAM, диск под базу 1С.
• Опциональные надбавки — резервное копирование с увеличенной глубиной хранения, техподдержка выше базового уровня, дополнительные конфигурации (Бухгалтерия + Зарплата + Управление торговлей одновременно).

Что вы получаете взамен растущей платы:

• Администрирование сервера 1С снято с вас полностью — обновления платформы, патчи безопасности, мониторинг нагрузки делает провайдер.
• Своевременные обновления конфигураций (важно для 1С — релизы выходят часто, особенно в части регламентированной отчётности) не требуют отдельного человека, который следит за релизами и тестирует их перед накаткой.
• Масштабирование в обе стороны быстрое: сократили штат — сократили число мест уже со следующего месяца, без простаивающей купленной лицензии.

Это реальная ценность, а не маркетинговая обёртка: администрирование сервера 1С — не тривиальная задача, там есть нюансы с блокировками, регламентными заданиями, файловой и клиент-серверной архитектурой на разных СУБД.

Из чего складывается покупка собственной лицензии

Разовая покупка обычно состоит из:

• Клиентские лицензии 1С на N рабочих мест (в вашем случае — 20). У 1С есть разные схемы лицензирования — на конкретное число одновременных подключений или именованные пользователи, для разных продуктовых линеек (Бухгалтерия, ERP, Управление торговлей и т.д.) цена и модель отличаются.
• Серверная лицензия, если разворачиваете клиент-серверный вариант (1С + PostgreSQL или MS SQL) — актуально при 20 рабочих местах, потому что файловый вариант на такое число одновременных пользователей обычно уже упирается в производительность и блокировки.
• Постоянная стоимость сервера — аренда VPS/выделенного сервера под 1С (или покупка своего железа) плюс, при клиент-серверном варианте, лицензия СУБД, если она не свободная.
• Ваше администрирование — установка, настройка регламентных заданий, резервное копирование, обновление платформы и конфигураций, мониторинг диска и производительности. Либо штатный админ, либо аутсорс, либо (для небольшой компании) сам бухгалтер-эникейщик, что рискованно.

Ключевое отличие от аренды: после покупки лицензии плата за рабочие места не растёт вместе с числом пользователей помесячно — вы один раз купили лицензии на 20 мест, и дальше платите только за сервер (относительно стабильная величина) и, при необходимости, за годовую подписку 1С:ИТС, которая даёт право на обновления конфигураций и доступ к линии консультаций.

Про этот последний пункт часто забывают: без действующего 1С:ИТС вы теряете легальный доступ к свежим релизам конфигураций, что критично для регламентированной отчётности. Это постоянная статья расходов и в модели «своя лицензия», просто она не растёт с числом мест — а зависит от того, сколько продуктов 1С вы сопровождаете.

Методика честного расчёта точки окупаемости

Сравнивать нужно не «цену лицензии против цены месяца аренды», а накопленную стоимость владения (TCO) на одном и том же горизонте. Формула для расчёта момента, когда собственная лицензия окупается относительно аренды:

Аренда_накоплено(t) = N × Ставка_аренды_за_место × t
Своя_лицензия_накоплено(t) = Лицензии_разово + Сервер_свой × t + ИТС_годовая × (t / 12) + Админ_своя(t)

где:
N              — число рабочих мест (в вашем случае 20)
Ставка_аренды  — цена аренды одного места в месяц (уточняете у провайдера)
Лицензии_разово — сумма клиентских + серверной лицензии на N мест (уточняете у партнёра 1С)
Сервер_свой    — месячная стоимость VPS/сервера под свою инсталляцию 1С
ИТС_годовая    — стоимость годовой подписки 1С:ИТС для нужных продуктов
Админ_своя(t)  — стоимость администрирования в месяц × t (своя ставка или аутсорс)
t              — горизонт в месяцах

Точка окупаемости — это t, при котором Своя_лицензия_накоплено(t) = Аренда_накоплено(t). До этого момента аренда дешевле в накопленном итоге, после — выгоднее своя лицензия, при условии, что число мест (N) не растёт и вы не платите за неиспользуемые лицензии.

Пример с переменными (не подставляйте эти числа как реальные — это иллюстрация методики):

Пусть у вас N = 20, ставка аренды за место — обозначим её А (в месяц), сервер под свою инсталляцию — С (в месяц), лицензии разово — Л, ИТС — И в год, администрирование — Адм в месяц. Тогда:

20 × А × t  =  Л + С × t + (И/12) × t + Адм × t

Решаете относительно t:

t = Л / (20А − С − И/12 − Адм)

Формула работает, только если знаменатель положительный, то есть аренда за 20 мест дороже в месяц, чем сумма расходов на свою инсталляцию (сервер + пересчитанный ИТС + администрирование). Если это не так — своя лицензия не окупится никогда, потому что помесячные расходы на неё выше, чем на аренду, и единоразовая покупка лицензии только добавляет долг сверху.

Как получить реальные цифры для расчёта:

• А — берёте из прайса конкретного облачного провайдера 1С за нужную конфигурацию и число одновременных пользователей.
• Л и И — запрашиваете у официального партнёра 1С (партнёрская сеть 1С:Франчайзи или сайт 1c.ru) под ваши конкретные продукты и число мест. Цены на лицензии 1С регулярно меняются и различаются по продуктовым линейкам, поэтому любые «средние по рынку» цифры, которые вы найдёте в интернете, могут быть неактуальны уже через несколько месяцев — сверяйтесь с прайс-листом на дату расчёта.
• С — стоимость VPS или выделенного сервера нужной конфигурации; для клиент-серверного 1С на 20 мест обычно нужен сервер с запасом по CPU и RAM под СУБД — ориентиры по подбору есть в материале сколько ресурсов нужно VPS для 1С в облаке.
• Адм — либо ставка штатного специалиста в пересчёте на затрачиваемые на 1С часы, либо прайс аутсорсера на сопровождение 1С-сервера.

Что вы реально получаете и теряете в каждом варианте

Помимо голых цифр, есть факторы, которые не сводятся к TCO напрямую, но влияют на решение:

Честно: ни один вариант не «лучше» в абсолютном смысле. Аренда снимает операционную нагрузку и подходит, когда команда небольшая, штат бухгалтерии меняется или у вас просто нет своего 1С-администратора и нет желания его нанимать ради одного сервера. Собственная лицензия имеет смысл, когда штат стабилен на годы вперёд, есть кому её администрировать (свой человек или проверенный аутсорс), и вы хотите зафиксировать расходы, не завися от повышения тарифов облачного провайдера.

Отдельно стоит учесть регуляторный риск: если у 1С меняются условия лицензирования продуктов (такое бывало в отрасли), это касается обоих вариантов — но при аренде эти риски частично несёт провайдер, а при своей лицензии — целиком вы.

Практический план расчёта для вашей компании

1. Зафиксируйте фактическое число рабочих мест — не «плановое», а реальное среднее за последний год. Если оно колеблется (сезонность, текучка бухгалтеров), это аргумент в пользу аренды.
2. Запросите актуальный прайс на аренду у 2-3 провайдеров 1С-хостинга под вашу конфигурацию (Бухгалтерия 8.3, ЗУП, УТ и т.д.) и число мест — получите А.
3. Запросите коммерческое предложение у официального партнёра 1С на клиентские и серверную лицензии под ваши продукты и 20 мест, плюс стоимость 1С:ИТС на год — получите Л и И. Не берите цифры из старых статей или форумов — прайс 1С меняется.
4. Посчитайте стоимость сервера под клиент-серверную инсталляцию — VPS с нужным запасом CPU/RAM/диска, желательно с NVMe под СУБД. Если не уверены в конфигурации, отталкивайтесь от разбора в VPS для 1С в облаке: что выбрать и как настроить — та же логика подбора ресурсов применима и к своему серверу под лицензию.
5. Оцените стоимость администрирования — либо реальная ставка штатного специалиста в пересчёте на часы на 1С в месяц, либо прайс аутсорсера на сопровождение сервера 1С.
6. Подставьте цифры в формулу и получите t — горизонт окупаемости в месяцах. Сравните его с реалистичным горизонтом планирования вашей компании (обычно 2-5 лет для среднего бизнеса).
7. Проверьте чувствительность расчёта — пересчитайте с ростом штата на 20-30% и с одноразовым простоем сервера (что будет стоить восстановление и кто им займётся). Общая методика такого стресс-теста инфраструктурных решений разобрана в статье про TCO выделенного сервера против облака на три года — принцип «считать не точку, а диапазон сценариев» работает и здесь.

Если по итогам расчёта побеждает своя лицензия, но администрировать её некому — доразверните расчёт с учётом стоимости выделенного сервера под 1С, где сразу заложена профильная конфигурация — см. выделенный сервер для 1С и учётных систем: конфигурация и цена.

Частые вопросы